Kai mano stalas buvo užpildytas įvairiais nereikalingais daiktais, tai buvo gaila išmesti, bet nieko nebuvo išvalyti. Manau, kad taip pat susidūrėte su tokia problema. Tik praėjus tam tikram laikui jūs pradedate aiškiai suvokti to ar to nenaudingumą. Tai yra telefono numeriai mažuose popieriaus lipdukuose, sutartyse, kurios buvo tobulinamos keletą kartų, ir ankstesnės kopijos su rankiniu redagavimu išliko mano darbalaukyje, įvairūs dienos planai, pastabos ir kt.
Norint pradėti viską stalą, turite tiksliai nustatyti, kokie dalykai visada turėtų būti po ranka, palyginti su manimi - rašikliu, užrašu ir skaičiuotuvu. Būtent dėl šių dalykų aš galiu greitai dirbti per dieną. Jums rekomenduoju pasiimti tuos dalykus, kurie atitiks jūsų darbo specifiškumą. Laikui bėgant, išvalius stalą, jūs suprasite, kiek tai įtakoja jus ir jūsų psichinę būseną. Jūs jaučiate labiau atsipalaidavę, dėl amžinojo chaoso nebus nervingumo, bus bent jau jūsų reikalų tvarkingumo iliuzija, tačiau tikėkimės, kad tai ne tik iliuzija, bet ir kalbama apie psichologinius aspektus, todėl mūsų atveju - iliuzija - tai mūsų mažoji pergalė.
Kaip jūs vis dar siekiate, kad jūsų stalo valymas nebūtų vienkartinis skubėjimas, bet jūsų gyvenimo taisyklė. Svarbu prisiminti, kad jums reikia galvoti apie dokumentų srauto sistemą. Tai reiškia, kad vienos rūšies dokumentams mes sukursime aplanką, į kurį mes pateiksime visus panašius dokumentus, todėl gerai nusiųsime dokumentus į lentelę. Manau, kad nereikia kalbėti apie tai, kaip platinti dokumentus, jau galite pats nustatyti, kokie aplankai ir kokie dokumentai jums reikia sukurti. Svarbiausia laikytis jūsų sukurtų taisyklių, jei per dieną, kai jūs neturite laiko išsiaiškinti, rekomenduoju pasilikti savo darbo vietoje po dienos pabaigos ir rūšiuoti viską. Patikėkite, 5-10 papildomų minučių darbo padės jums kitą rytą pradėti labai gerą nuotaiką. Tai reikėtų sekti kiekvieną dieną, ne taip sunku, o rezultatas bus tiesiog nuostabus.
Asmeniškai man pristatysiu nurodymo ir palaikymo sistemą, susipažinęs su ja, jums bus lengviau nustatyti savo taisykles, pritaikant juos asmeniškai jums:
- Pirma, aš surinko ir padėjau viską nuo mano stalo ir stalčiaus, kuris prie jo pritvirtintas vienoje didelio krūvoje. Jis atidžiai perskaitė visus dokumentus ir dokumentus ir pasiuntė kiekvieną į savo paskirties vietą, kurį jis tada siūdavo, tada išmetė jį.
- Antra, aiškiai apibrėžiau vietą, esančią mano darbalaukyje esantiems dokumentams, taip pat juos įtraukiau į vieną krūvą į šią vietą. Tie dokumentai, kurių neturiu laiko tvarkyti, eikite į aplanką "Neapdoroti dokumentai", kuris tvarkingai stovi ant lentynos. Su tuo aš pradedu kitą darbo dieną.
- Kiekvienos darbo dienos pabaigoje aš išnagrinėju savo stalą nereikalingais daiktais, paliekant tik tuos, kurie reikalingi operatyviam darbui. Visa kita vyksta pagal paskirtį.