Kiekvieną dieną 183 milijardai elektroninių laiškų siunčiami į pasaulį. Mes jums pasakysime, kaip užtikrinti, kad jūsų laiškas nebūtų pamestas bendrojoje masėje. Taip, kad gavėjas ne tik nepateikė jo į krepšelį, bet ir jam teigiamai reagavo. Verslo laiško rašymo taisyklės bus naudingos visiems. Be išimties. KAS TURI BŪTI REDAKCIJOS?
Būtina tradiciškai pradėti: "Gerbiamas Ivanas Sergejevičius, sveiki!" Buvo atvejis, kai viena didelė kompanija savo korespondencijoje pakeitė "brangusis" klasikinį apeliacinį skundą "Gerbiami". Ir nors, atrodo, emociškai apeliacija tapo šiltesnė, partneriai buvo budri. Jokiu būdu nenaudokite frazės "Geras dienos laikas" kaip pasveikinimo - pirmiausia niekas neretai gyvena, ir, antra, jūs galite susidaryti įspūdį, kad jums nerūpi, kai laiškas gaunamas.
Ar galiu naudotis piktogramomis?
Jei laiškas skirtas nepažįstamai asmenybei ir yra verslo pobūdžio, šypsenėliai gali sukurti adresatų supratimą. Neformalūs laiškų adresai kolegoms, šypsenėlės nėra uždrausti. Tačiau, jei laiške yra informacijos, kad vieną dieną gali prireikti jūsų įmonės vadovo, pagalvokite apie tai, ar norite, kad šypsosi skliausteliuose būtų įstrigę akys?
Kaip neleisti negatyviems emocijoms įtakoti rašmenų toną?
Kai esate nepatenkintas kažkuo, bet nenorite nutraukti santykių su neigiamų emocijų atsiradimo kaltininku, tačiau ketinate atlikti konstruktyvų dialogą su juo, nedelsdami nusiunčia laišką. Perskaitykime tekstą kolegai, kuri nedalyvauja konflikte, arba išsiųskite ją vėliau, kai galėsite rašyti laišką neutraliu tonu.
KAS TURI BŪTI NURODYTI LAIŠKUS?
Laiške visada turėtų būti tema. Tai suteikia būsenos pranešimą ir dažnai apsaugo nuo nepageidaujamo el. Pašto siuntimo. Ši tema turėtų būti trumpa ir gebanti nurodyti jus ar jūsų bendradarbiavimą su adresatu. Pavyzdžiui, jei susitiko su klientu konferencijoje, forume ar parodoje, logiškai manyti, kad jo laukelyje bus daug raidžių su tema "pasiūlymas" arba "bendradarbiavimas". Todėl priminkite jam geresnį jūsų vardą ar įmonės pavadinimą. Ir jei jau seniai žinote, tuomet laiško temoje nurodoma kolektyvinio darbo tema ar korespondencijos proga: "klausimas apie ...", "komentuoti apie ..."
AR GALI BŪTI NUO OFICIALIOS KALBOS NEGALIMA?
Jei gavote laišką, parašytą griežtai verslo tone, tuomet jūs turite atsakyti taip pat. Nepaisyti šios verslo rašymo taisyklės neturėtų būti.
Patirtis rodo, kad perėjimas iš oficialios kalbos į neoficialų verslą, esantį verslo korespondencijoje, dažnai sukelia neveiksmingą sąveiką. Jums bus sunku aptarti verslo reikalus ir paskatinti partnerius įvykdyti savo įsipareigojimus, jei jūsų bendravimas su jais tampa draugiškas. Oficiali kalba padeda išlaikyti atstumą ir efektyviai spręsti problemas. Formalus stilius padeda būti pirmiausia teisingas jų pačių teiginiuose, todėl geresni rezultatai.
Ar yra metodas, leidžiantis atsiųsti adresą greitai?
Užuot rašyti temoje "skubiai" ar "greitai", laiško tekste geriau nurodyti tikslų laikotarpį, per kurį norėtumėte gauti atsakymą. Pavyzdžiui: "Aš prašau jūsų atsakyti iki tokios datos" arba "Aš nuoširdžiai prašau pranešti apie savo sprendimą ne vėliau kaip iki šios datos. Nebandykite pagreitinti proceso, sakydami adresatą, kad tikėtumėte atsakymo: "Aš tikiuosi jūsų sutikimo" arba "Aš prašau atsakyti teigiamai". Suteikite asmeniui galimybę galvoti apie save.
JEI JEIGU, KURIS TURI BŪTI SVARBU SVARBU?
Ši priemonė turėtų būti naudojama tik tada, kai laiške nurodytas atvejis yra tikrai skubus ir svarbus ne tik jums, bet ir jūsų adresatui. Ar manote, kad visi tokie atvejai yra tokie? Pažymėkite visas savo interneto raides su raudonomis vėliavomis ir šauktukais - neteisingai. Prisiminti pasaką apie gaidį ir vilką: kai tikrai reikia, kad laiškas būtų nedelsiant perskaitytas, jis bus ignoruojamas.
Kaip teisingai rašyti raštu, kuriame yra gedimas?
Jei esate priverstas ką nors atsisakyti, nepaleiskite pranešimo su pranešimu apie nesėkmę. Trumpai apibūdinkite savo sprendimo priežastis ir paaiškinkite, kad tam tikromis aplinkybėmis galima grįžti prie šio klausimo svarstymo. Dėkojame už jums pateiktą susidomėjimą, apgailestaujame dėl tokio bylos baigimo ir baigsite laišką teigiamu įrašu, pavyzdžiui, "Linkiu sėkmės".
Ką daryti, jei laiškas yra per ilgai?
Suderinkite tekstą, suskirstykite jį į skyrius, pastraipas, pastraipas - kitaip ilgą žinutę sunku suvokti. Jei informacija pateikiama vienu nepertraukiamu gabalu, tada antrame eilutėje žmogus pradeda prarasti susidomėjimą. Ideali didelių interneto žinučių sudarymo formulė yra tokia: viena mintis yra viena pastraipa. Taip pat svarbu vengti sudėtingų sakinių ir neryškių frazių. Norint greitai atsakyti į jūsų laišką, žmogus turėtų sugebėti iš pat pradžių suprasti, ką iš tikrųjų nori iš jo.
KAS DIDELIA PASIRAŠYTI?
Atsakydami į laišką, pakanka nurodyti savo vardą ir pavardę. Jei pradėsite korespondenciją, papildomai nurodykite savo poziciją ir kontaktinį telefono numerį. Naudodamas laiško pradžioje apeliacinį skundą "Gerbiam ...", nesibaigia frazė "Jūsų ištikimai". Rašykite: "Geriausiu linkiu" arba "Pagarbiai Tavo". Gaukite keletą tipų parašų pašto dėžutėje ir naudokitės jais priklausomai nuo situacijos.
APIE GYVULIAUS GRANDFATHER.
• Pasak mokslininkų "Radicati Group", kasdien pasaulyje siunčiama 183 milijardų interneto žinučių, ty daugiau nei 2 milijonai raidžių per sekundę.
• "Kaspersky Lab", gerai žinomas anti-spam sistemų gamintojas, apskaičiavo, kad 80% visų per dieną siunčiamų laiškų yra šlamštas.
• Pasak "Gallup Media" agentūros, iš 70 mln. Registruotų mail.ru sistemos vartotojų, kasdien tikrina jų pašto dėžutę beveik 8 mln.
• Daugiausia šlamšto siunčiama iš JAV, Rusijos ir Lenkijos.
• Dažniausios nesankcionuotos reklamos temos, siunčiamos paštu, yra vaistiniai preparatai ir pažįstami asmenys.